Documents actifs dispersés entre papier, messageries et dossiers partagés
Soumettre un projet ↗Solution institutionnelle · D01
GED, numérisation & workflows
Structurer les documents actifs et rendre leurs circuits de traitement contrôlables.
SST organise la capture, l’indexation, la recherche, les droits d’accès, les versions et les workflows des documents utilisés dans les opérations courantes de l’organisation.
Constats opérationnels
Les situations que cette solution doit corriger.
Circulation manuelle entraînant retards, pertes et validations difficiles à prouver
Versions concurrentes et métadonnées insuffisantes pour retrouver l’information
Accès sensibles accordés sans règles homogènes ni responsabilités clairement définies
Architecture de réponse
Du document reçu à une information active, accessible et traçable.
Audit documentaire & processus
Cartographie des documents actifs, acteurs, volumes, circuits, métadonnées, droits et points de blocage.
Numérisation & indexation
Préparation, capture, contrôle qualité et association de métadonnées selon les règles validées.
GED & droits d’accès
Classement, recherche, consultation, versionnement et permissions adaptés aux responsabilités de l’organisation.
Workflows & traçabilité
Circuits de réception, affectation, traitement, validation et notification avec conservation des événements utiles.
Chaîne opérationnelle
Une architecture pensée pour maîtriser chaque passage.
Le schéma définit les responsabilités, les contrôles et les preuves attendues. Les outils ne sont choisis qu’après validation de ce fonctionnement cible.
- 01Recevoir
Identifier la source, le type documentaire, le propriétaire et le niveau de confidentialité.
- 02Préparer
Contrôler la complétude, l’état, l’ordre et les informations nécessaires à la capture.
- 03Numériser
Produire un fichier lisible avec les contrôles qualité convenus.
- 04Indexer
Associer les métadonnées, catégories et règles d’accès nécessaires à la recherche.
- 05Acheminer
Transmettre le document selon les responsabilités, délais et décisions du workflow.
- 06Exploiter
Rechercher, consulter, modifier ou valider selon les droits et procédures définis.
Contextes d’application
Où cette expertise intervient.
- Courriers entrants et sortants
- Dossiers administratifs, financiers et juridiques actifs
- Documents nécessitant validation ou visa
- Processus multiservices exigeant recherche, version et traçabilité
Livrables possibles
Ce que le projet doit laisser au client.
- Rapport d’audit documentaire et cartographie des circuits
- Plan de classement opérationnel et référentiel de métadonnées
- Matrice des rôles, droits et responsabilités
- Architecture fonctionnelle et workflows validés
- Plan de numérisation, migration et recette
- Procédures, formation et dossier d’exploitation
Critères de réception
Le projet doit être jugé sur des preuves, pas sur son apparence.
Les seuils et scénarios définitifs sont contractualisés après audit. Ces quatre axes structurent la recette et évitent une validation purement déclarative.
Un document test peut être retrouvé à partir des métadonnées et droits prévus.
Les versions et modifications significatives produisent une trace exploitable.
Chaque profil test accède uniquement aux catégories et actions autorisées.
Les scénarios de traitement suivent les étapes, responsabilités et décisions validées.
Cycle d’intervention SST
Une responsabilité continue, de l’étude à l’exploitation.
- 01Diagnostiquer
Comprendre le besoin, le terrain, les risques et l’existant.
- 02Concevoir
Définir l’architecture, les règles et les critères de réception.
- 03Piloter
Valider les hypothèses sur un périmètre maîtrisé avant généralisation.
- 04Déployer
Installer, configurer, tester et documenter la solution.
- 05Former
Transmettre les procédures et vérifier l’autonomie des utilisateurs.
- 06Maintenir
Organiser les contrôles, incidents, évolutions et responsabilités dans le temps.
Garanties de méthode
Hypothèses, exclusions, dépendances et responsabilités sont explicitées avant engagement.
Les critères de contrôle et les preuves attendues sont définis avant le déploiement.
Procédures, formation et dossier d’exploitation réduisent la dépendance au prestataire.
Questions fréquentes
Réponses utiles avant de lancer un projet.
Une GED consiste-t-elle seulement à scanner des documents ?
Non. La numérisation produit des fichiers; une GED organise aussi leur classement, leurs métadonnées, leurs droits, leurs versions, leur recherche et leurs circuits de traitement.
La GED remplace-t-elle la gestion des archives ?
Non. La GED traite principalement les documents actifs et leurs usages courants. La conservation à moyen ou long terme, les versements et le sort final relèvent d’une gouvernance archivistique distincte couverte par D02.
Peut-on reprendre des documents et données existants ?
Oui, après diagnostic de leur qualité, de leur structure, de leurs doublons, de leurs droits et des règles de migration.
La solution peut-elle s’intégrer aux outils existants ?
Cela dépend des interfaces disponibles, des formats, des droits techniques et des responsabilités. Les intégrations doivent être étudiées et testées avant engagement.
Projet en République démocratique du Congo