Fonds accumulés sans inventaire fiable ni priorités de traitement
Soumettre un projet ↗Solution institutionnelle · D02
Archives physiques & numériques
Préserver les archives, maîtriser leur conservation et garantir leur retrouvabilité dans le temps.
SST accompagne l’inventaire, le classement, le conditionnement, la conservation et la consultation contrôlée des archives physiques et numériques selon les responsabilités et durées validées par l’organisation.
Constats opérationnels
Les situations que cette solution doit corriger.
Documents exposés à l’humidité, à la poussière, aux nuisibles, aux pertes ou aux manipulations
Classement et durées de conservation insuffisamment définis
Consultations, prêts, retours, versements et éliminations difficiles à retracer
Architecture de réponse
Du fonds accumulé à un cycle archivistique organisé, retrouvable et contrôlable.
Audit & inventaire archivistique
Évaluation des fonds, volumes, supports, états, espaces, risques, usages et priorités de traitement.
Classement & conservation
Structuration du plan de classement, des séries, des durées et des règles de versement selon les décisions validées.
Archives physiques
Tri, conditionnement, cotation, rangement, repérage des espaces et organisation des consultations et mouvements.
Archives numériques
Organisation des formats, métadonnées, contrôles d’intégrité, accès, migrations et conditions de restitution convenues.
Chaîne opérationnelle
Une architecture pensée pour maîtriser chaque passage.
Le schéma définit les responsabilités, les contrôles et les preuves attendues. Les outils ne sont choisis qu’après validation de ce fonctionnement cible.
- 01Inventorier
Identifier les fonds, volumes, supports, états, producteurs, usages et risques.
- 02Évaluer
Hiérarchiser les priorités et faire valider les responsabilités et durées applicables.
- 03Classer
Organiser les séries, dossiers, cotes, métadonnées et emplacements.
- 04Conditionner
Préparer, protéger, ranger ou numériser selon le périmètre et les règles retenues.
- 05Verser
Transférer les dossiers clos avec un bordereau, des contrôles et une responsabilité définie.
- 06Gérer
Tracer les consultations, mouvements, restitutions, migrations et décisions de sort final.
Contextes d’application
Où cette expertise intervient.
- Fonds administratifs et institutionnels accumulés
- Dossiers juridiques, financiers et ressources humaines clos
- Archives techniques, patrimoniales et projets achevés
- Documents numériques nécessitant conservation et consultation contrôlées
Livrables possibles
Ce que le projet doit laisser au client.
- État des lieux et inventaire archivistique
- Plan de classement et référentiel de cotation
- Tableau de gestion et règles de conservation à faire valider
- Plan d’aménagement, conditionnement et traitement
- Registre des mouvements, consultations et versements
- Procédures, formation et dossier de récolement
Critères de réception
Le projet doit être jugé sur des preuves, pas sur son apparence.
Les seuils et scénarios définitifs sont contractualisés après audit. Ces quatre axes structurent la recette et évitent une validation purement déclarative.
Les fonds traités sont décrits, quantifiés et reliés à un emplacement ou support défini.
Un dossier échantillon peut être localisé à partir de sa cote, de ses métadonnées et des droits prévus.
Les conditionnements, emplacements et contrôles correspondent aux règles validées pour le périmètre.
Les consultations, mouvements, versements et décisions significatives disposent d’une preuve exploitable.
Cycle d’intervention SST
Une responsabilité continue, de l’étude à l’exploitation.
- 01Diagnostiquer
Comprendre le besoin, le terrain, les risques et l’existant.
- 02Concevoir
Définir l’architecture, les règles et les critères de réception.
- 03Piloter
Valider les hypothèses sur un périmètre maîtrisé avant généralisation.
- 04Déployer
Installer, configurer, tester et documenter la solution.
- 05Former
Transmettre les procédures et vérifier l’autonomie des utilisateurs.
- 06Maintenir
Organiser les contrôles, incidents, évolutions et responsabilités dans le temps.
Garanties de méthode
Hypothèses, exclusions, dépendances et responsabilités sont explicitées avant engagement.
Les critères de contrôle et les preuves attendues sont définis avant le déploiement.
Procédures, formation et dossier d’exploitation réduisent la dépendance au prestataire.
Questions fréquentes
Réponses utiles avant de lancer un projet.
Quelle différence entre une GED et un système d’archivage ?
La GED facilite l’usage quotidien des documents actifs. L’archivage organise leur conservation, leur consultation dans le temps, leurs versements et leur sort final selon des règles validées.
Faut-il numériser toutes les archives papier ?
Non. La décision dépend de la valeur, de la fréquence de consultation, de l’état, des volumes, des coûts, des droits et des durées de conservation.
Combien de temps faut-il conserver chaque document ?
La durée dépend de sa nature, de son usage et des règles applicables à l’organisation. SST aide à structurer le tableau de gestion, mais les durées doivent être validées par les responsables compétents.
Peut-on détruire les documents après numérisation ?
Pas automatiquement. Toute élimination doit reposer sur une autorisation, une règle validée, une preuve et la vérification des exigences applicables au document concerné.
Projet en République démocratique du Congo